¿Cuál es el plazo para conservar documentos?
El presente dictamen surge a raíz de un pronunciamiento solicitado a la SUSESO por parte de un Organismo Administrador de la Ley, en el cual se consulta por el plazo que se deben conservar los siguientes documentos:
- Informes de prevención de riesgos
- Actas de constitución y de reuniones de Comités Paritarios de Higiene y Seguridad
- Listados de verificación de cumplimiento de medidas preventivas
- Informes técnicos
- Carpetas de adhesión
- Renuncia de entidades empleadoras a esa Mutualidad.
La SUSESO Propone mantener la documentación de manera física por un plazo de 3 años, luego proceder a su respaldo en un sistema de soporte informático y finalmente destruir los formatos físicos.
Se podrá proceder con la destrucción de la documentación siempre y cuando el OAL cumpla con:
- Respaldar la información en medios inalterables y seguros.
- Inventariar y dejar constancia de su destrucción.
- No podrán eliminarse los documentos originales cuyos antecedentes fueren objeto de investigaciones o reclamaciones de cualquier especie o juicio ante los Tribunales de Justicia u otra autoridad.
Descarga el Dictamen 90 de 2021 de la SUSESO
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