Requisitos para entregar por medios electrónicos el RIOHS

Ordinario 0789 Dirección del trabajo

A raíz de una solicitud de pronunciamiento jurídico con respecto de la posibilidad de firmar y confeccionar los contratos de trabajo y sus anexos, comprobantes de uso de feriado y permisos y, en general, la documentación derivada de las relaciones laborales, exclusivamente a través de medios electrónicos.

Toda la documentación laboral electrónica, sin distinción, debe cumplir los siguientes requisitos:

• Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica
• Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador.
• Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador
• Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.
• El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
• Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
•  Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir

¿Qué documentos pueden ser entragados por medios electrónicos?

Los documentos laborales que pueden ser suscritos electrónicamente, según el presente ordinario, es la siguiente:

• Contrato de trabajo y anexo
• Comprobantes de descuento de remuneraciones
• Acuerdos para el trabajo de horas extraordinarias.
• Comprobantes de feriado
• Reglamento Interno
• Amonestaciones escritas.

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